Email: archivio o backup?

email archivio

In questo articolo vogliamo discutere della differenza fra archivio e backup delle nostre email aziendali. Nella maggior parte dei casi gli utenti aziendali utilizzano la casella email come archivio. Ci capita molto spesso di visitare Clienti che hanno nel proprio account outlook, email anche di 5-6 anni prima, con informazioni, spesso, importanti ed indispensabili per l’azienda. In pratica creano un archivio di email direttamente su outlook gestendo svariati GB di dati che spesso rallentano molto l’infrastruttura. Pensate se il PC su cui è installato quell’account dovesse rompersi, cosa succederebbe?

Senza pensare ad eventi disastrosi come la rottura del PC, possiamo pensare al momento in cui un utente aziendale deve cambiare il suo PC. Ci è capitato spesso di sentire utenti che non vogliono cambiare il PC perchè hanno timore di perdita di dati e “soprattutto delle email”. E’ vero che ci sono metodi per migrare le email da un PC ad un altro, ma spesso possiamo incontrare problemi legati ad aggiornamenti di versioni di client email molto datati, oppure semplicemente procedure che potrebbero non andare a buon fine per diversi motivi tecnici.

Tu sei davvero disposto a spostare il tuo account di posta elettronica da un pc ad un’altro senza la certezza di non perdere neanche una email?.

Io no!! Per questo cerchiamo di capire quali possono essere le alternative analizzando due soluzioni per la gestione sicura delle nostra email: il backup e l’archiviazione della posta elettronica.

backup

Backup

  • Recuperabile
  • Copia degli originali
  • Cambia ogni volta che si esegue
  • Breve termine
archivio

Archivio

  • Accessibile
  • Spostiamo gli originali
  • Inattivo
  • Lungo termine

Vediamo meglio cosa significano queste due tabelle.

 BACKUP

Il backup, è la soluzione di conservazione a breve termine, si utilizza per effettuare copie delle email, ad esempio, giornalmente e si conservano i backup per una settimana o due fino ad un mese. Si effettua copiando le email originali su qualche supporto esterno.

La ricerca delle email all’interno del backup in genere è complessa e deve essere fatta, rivolgendosi al tecnico informatico che segue il backup, spesso bisogna scompattare il file di backup, compresso per ottimizzare lo spazio, non esistono tecniche per la ricerca della email all’interno del backup.

Con la soluzione di backup NON “allegeriamo” molto outlook perchè le email che pensiamo di usare devono essere conservate all’interno di outlook stesso, considerando la complessità di reperimento dal backup.

ARCHIVIO

L’archivio è la soluzione di conservazione delle email a lungo termine. Per le aziende questo è particolarmente importante considerando che le email ormai fanno parte di procedure aziendali come fatturazione, quotazioni, supporto clienti, appuntamenti ecc.

La ricerca delle email all’interno dell’archivio è molto semplice, la soluzione di archiviazione delle email fornita da Linkat prevede la configurazione di un plug-in all’interno di outlook per effettuare la ricerca nell’archivio direttamente da outlook in maniera molto semplice.

Con la soluzione di archiviazione possiamo spostare nell’archivio tutto quello che vogliamo perchè abbiamo possibilità di accedervi molto facilmente.

CONCLUSIONE

Suggeriamo la soluzione di backup per le aziende che gestiscono relativamente poche email e non hanno grossi problemi di outlook “lento”. Il backup è utilizzato come soluzione contro la perdita di dati (disaster recovery). 

L’archiviazione è utile per chi gestisce grosse quantità di email ed ha necessità di accedere con semplicità e facilità alle email archiviate.

 

 

Per la tua azienda meglio il backup o l'email?

Contattaci subito per valutare insieme le tue esigenze di gestione delle email.

The know room

Ti potrebbero interessare

Il punto di partenza della protezione aziendale: il firewall

Il punto di partenza della protezione aziendale: il firewall

Il tema della sicurezza informatica è di grande attualità. In questo post vogliamo conoscere meglio il dispositivo più importante per la sicurezza di una infrastruttura informatica aziendale, ormai indispensabile anche per piccolissime realtà: il firewall....

Perchè un centralino voip?

Perchè un centralino voip?

Prima di iniziare a capire cosa è un centralino telefonico VoIP dobbiamo capire cosa è un centralino telefonico.,Molto spesso con il termine centralino telefonico si intende l'apparecchio telefonico che si trova nell'ufficio della segretaria o nelle aziende più...

Il miglior antivirus: protezione degli endpoint completa.

Il miglior antivirus: protezione degli endpoint completa.

La complessità del mondo delle telecomunicazioni cresce sempre di più, allo stesso modo deve crescere il livello di protezione delle infrastrutture.Attacchi complessi, attacchi fileless: le tecniche di attacco e, di conseguenza, i rischi a cui le infrastrutture sono...

Contattaci subito!

Ufficio

Via Nazionale, 91/A
75100 – Matera

Orari

Lun-Ven: 9:00 – 13:00; 15:30-19:00

Chiamaci

0835.1830000