Perchè un centralino voip?

Prima di iniziare a capire cosa è un centralino telefonico VoIP dobbiamo capire cosa è un centralino telefonico.

,Molto spesso con il termine centralino telefonico si intende l’apparecchio telefonico che si trova nell’ufficio della segretaria o nelle aziende più grandi, quello del centralinista. In pratica dove arrivano tutte le chiamate in ingresso che poi la segretaria o il centralinista deve smistare all’ufficio di competenza. Per essere precisi questo si chiama “posto operatore”. Quando si parla di centralino telefonico si intende, invece, il dispositivo collegato alle linee telefoniche (una o più di una) che gestisce tutte le chiamate. E’ il centralino telefonico che verrà programmato per destinare tutte le chiamate in ingresso al posto operatore, ed è ancora il centralino telefonico che permetterà al centralinista di smistare le chiamate verso l’ufficio competente. 

In pratica il centralino telefonico è un apparato elettronico collegato alle linee telefoniche che gestisce tutte le chiamate in ingresso ed in uscita.

Tutto quello che possiamo fare con le chiamate in arrivo dipende dalle funzionalità disponibili sul nostro centralino telefonico. Le funzioni più classiche (che tutti in ufficio abbiamo usato) sono elencate di seguito:

  • Smistare le chiamate fra gli interni telefonici (gli uffici).
  • Impostare orari di chiusura ed apertura degli uffici per avere comportamenti diversi (es. durante l’apertura passare la chiamata al posto operatore, durante la chiusura avviare un messaggio di chiusura degli uffici).
  • Impostare messaggi e musiche durante l’attesa della risposta.
  • Gestione della selezione passante: la funzione che consente di chiamare direttamente un interno telefonico senza passare dal posto operatore (centralinista o segretaria). E’ un servizio che oggi viene fornito direttamente dal fornitore del servizio telefonico spesso con canoni molto alti.
  • ecc.

Se sei arrivato fino qui, dopo aver letto le righe precedenti, dovresti aver chiaro le funzioni di un centralino telefonico tradizionale.

Il centralino VoIP

A questo punto possiamo entrare nel vivo del nostro argomento.

Un centralino VoIP è un dispositivo che ha lo stesso scopo del centralino telefonico tradizionale: gestire le linee telefoniche della tua azienda. La differenza qual’è? Due “tipologie” di differenze:

  • la prima differenza “tecnica”: il centralino VoIP è un componente della rete LAN del tuo ufficio, tutte le comunicazioni avvengono su rete IP. Ma questo, come utilizzatore, può anche non interessarti.
  • una differenza invece interessante: ha tantissime funzionalità in più.

Vediamo dunque quali sono queste funzionalità interessanti e soprattuto come un centralino telefonico VoIP può essere utile al tuo business.

  • unTrasferimento di sede in altra zona: è possibile trasferire e quindi mantenere numerazioni di una sede che si debba trasferire da un’area ad un’altra, garantendo la continuità di reperibilità al numero conosciuto (funzione non sempre possibile con operatori classici). Anche nel caso di chiusura di sedi periferiche, è possibile trasferire il numero di tali sedi reindirizzandolo sulla sede principale.
  • Attivazione nuove numerazioni: è possibile attribuire numeri aggiuntivi (anche in selezione passante) alla sede del cliente, in qualunque momento, senza nuovi cavi e con tempi molto brevi (qualche ora).
  • Uffici Virtuali: è possibile attribuire numerazioni con qualunque prefisso d’Italia che convergono sulla sede principale, in modo da avere “uffici virtuali” sul territorio e quindi essere più vicini alla propria clientela.
  • Aziende multisede: fonia intra-sede a costo zero per le aziende con più sedi, contribuendo così alla drastica diminuzione dei costi globali in quanto generalmente questo tipo di chiamate rappresentano una percentuale molto elevata del traffico di aziende multi-sede.
  • Servizio Centrex: funzionalità che permette alle aziende multi-sede di avere un unico posto operatore centralizzato su cui pervengano tutte le chiamate in ingresso (inbound), con successivo “smistamento” delle telefonate ai diversi destinatari a prescindere dalla sede fisica in cui questi si trovino, con conseguente abbattimento dei costi della funzione di centralinista.
  • Funzionalità “Big Company”: è possibile attribuire alle diverse sedi periferiche numeri interni della selezione passante della sede principale, in modo da avere un unico numero per tutto il Gruppo.
  • Funzionalità “follow-me”: si può impostare la possibilità di deviazione delle chiamate di un interno per una persona che per esigenze di lavoro si sposti più o meno frequentemente tra le diverse sedi, assicurando così la continua reperibilità.
  • Accounting: è possibile avere il report di tutte le chiamate entranti suddivise per interno con l’indicazione del numero chiamante (dove disponibile) e della durata.
  • Segreteria Virtuale – Avviso di chiamata: è possibile ricevere in modo automatico una email che segnali una chiamata in ingresso non risposta (perché non disponibile, oppure perché interno occupato) in modo che si possa poter richiamare l’interlocutore.
  • Segreteria Virtuale – Voice Mail: è possibile disporre di una casella voice mail che, in caso non si risponda ad una chiamata registri un messaggio e lo recapiti via mail oppure possa essere ascoltata da remoto su qualsiasi postazione collegata ad Internet.
  • Mobilità: è possibile registrare una app installata sullo smartphone direttamente sul centralino. In questo modo lo smartphone diventa un interno del centralino sul quale possiamo utilizzare tutte le funzioni come essere in azienda: passaggio chiamate dagli/agli altri interni, chiamare dal cellulare con il numero aziendale, ecc.  

    Ovviamente queste sono alcune delle funzionalità dei centralini telefonici VoIP, le possibilità di un centralino VoIP sono praticamente illimitate. Possono essere integrati e sviluppati implementando funzionalità sulla base delle esigenze più particolari. 

    Linkat ha come core business lo sviluppo di funzionalità personalizzate su centralini VoIP.

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