In questo articolo vogliamo discutere della differenza fra archivio e backup delle nostre e-mail aziendali. Nella maggior parte dei casi gli utenti aziendali utilizzano la casella e-mail come archivio. Ci capita molto spesso di visitare Clienti che hanno nel proprio account Outlook, e-mail anche di 5-6 anni prima, con informazioni, spesso, importanti ed indispensabili per l’azienda. In pratica creano un archivio di e-mail direttamente su Outlook gestendo svariati GB di dati che spesso rallentano molto l’infrastruttura. Pensate se il PC su cui è installato quell’account dovesse rompersi, cosa succederebbe?
Senza pensare ad eventi disastrosi come la rottura del PC, possiamo pensare al momento in cui un utente aziendale deve cambiare il suo PC. Ci è capitato spesso di sentire utenti che non vogliono cambiare il PC perché hanno timore di perdita di dati e “soprattutto delle email”. È vero che ci sono metodi per migrare le e-mail da un PC ad un altro, ma spesso possiamo incontrare problemi legati ad aggiornamenti di versioni di client e-mail molto datati, oppure semplicemente procedure che potrebbero non andare a buon fine per diversi motivi tecnici.
Tu sei davvero disposto a spostare il tuo account di posta elettronica da un pc ad un altro senza la certezza di non perdere neanche una e-mail?
Io no!! Per questo cerchiamo di capire quali possono essere le alternative analizzando due soluzioni per la gestione sicura delle nostre e-mail: il backup e l’archiviazione della posta elettronica.
Backup
- Recuperabile
- Copia degli originali
- Cambia ogni volta che si esegue
- Breve termine
Archivio
- Accessibile
- Spostiamo gli originali
- Inattivo
- Lungo termine
Vediamo meglio cosa significano queste due tabelle.
BACKUP
Il backup, è la soluzione di conservazione a breve termine, si utilizza per effettuare copie delle e-mail, ad esempio, giornalmente e si conservano i backup per una settimana o due fino ad un mese. Si effettua copiando le e-mail originali su qualche supporto esterno.
La ricerca delle e-mail all’interno del backup in genere è complessa e deve essere fatta, rivolgendosi al tecnico informatico che segue il backup, spesso bisogna scompattare il file di backup, compresso per ottimizzare lo spazio, non esistono tecniche per la ricerca della e-mail all’interno del backup.
Con la soluzione di backup NON “alleggeriamo” molto Outlook perché le e-mail che pensiamo di usare devono essere conservate all’interno di Outlook stesso, considerando la complessità di reperimento dal backup.
ARCHIVIO
L’archivio è la soluzione di conservazione delle e-mail a lungo termine. Per le aziende questo è particolarmente importante considerando che le e-mail ormai fanno parte di procedure aziendali come fatturazione, quotazioni, supporto clienti, appuntamenti ecc.
La ricerca delle e-mail all’interno dell’archivio è molto semplice, la soluzione di archiviazione delle e-mail fornita da Linkat prevede la configurazione di un plug-in all’interno di Outlook per effettuare la ricerca nell’archivio direttamente da Outlook in maniera molto semplice.
Con la soluzione di archiviazione possiamo spostare nell’archivio tutto quello che vogliamo perché abbiamo possibilità di accedervi molto facilmente.
CONCLUSIONE
Suggeriamo la soluzione di backup per le aziende che gestiscono relativamente poche e-mail e non hanno grossi problemi di Outlook “lento”. Il backup è utilizzato come soluzione contro la perdita di dati (disaster recovery).
L’archiviazione è utile per chi gestisce grosse quantità di e-mail ed ha necessità di accedere con semplicità e facilità alle e-mail archiviate.
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